Los archivos y el espacio de tu equipo
Dónde viven los archivos del equipo, las carpetas Prospectos, Llamadas, Plantillas e Importaciones, quién puede abrirlas, qué pasa con una foto, una grabación o el archivo de una plantilla cuando el equipo se queda sin espacio, y cómo viajan los archivos cuando mueves los datos del equipo.
Todo lo que guarda tu equipo vive en un solo lugar: Medios, bajo Administración en el menú lateral. Las fotos y documentos que subes ahí, los archivos que mandan tus contactos, las grabaciones de tus llamadas y los archivos de tus plantillas están todos ahí, y todos usan el espacio del equipo. Espacio, justo debajo, muestra cuánto se ha usado.
Quién puede abrir los archivos
Las dos pantallas son para las personas cuyo rol tiene Administrar medios — un interruptor del bloque Permisos del rol. Ve Roles y permisos.
Los archivos del equipo son privados. Un archivo solo se abre para alguien que inició sesión en Sync Pro, es miembro del equipo y tiene Administrar medios. Un enlace a un archivo copiado fuera de Sync Pro y enviado a otra persona no se le abre. Para compartir un archivo con un cliente, descárgalo y envíalo, o mándalo desde la conversación.
Dos cosas están abiertas para todos los miembros del equipo, tengan o no el permiso:
- La foto del equipo.
- Los archivos de una conversación. Quien contesta chats ve y descarga lo que mandó el contacto, y lo que mandó el equipo, desde la conversación misma.
Las carpetas que Sync Pro llena por ti
Estas carpetas aparecen solas en Medios, la primera vez que el equipo guarda algo de ese tipo. Sus nombres siguen el idioma en que usas Sync Pro:
| Carpeta | Qué se guarda en ella |
|---|---|
| Prospectos | Una carpeta por contacto, con el número que identifica al contacto en Sync Pro, con las fotos, documentos, videos y notas de voz de su conversación — los que manda el contacto y los que manda tu equipo. |
| Llamadas | Una carpeta por llamada, con la grabación de una llamada que llega por Callpicker. |
| Plantillas | Una carpeta por plantilla, con el archivo de ejemplo de su encabezado y el archivo de encabezado que subes al enviarla a toda una columna del tablero. |
| Importaciones | La hoja de cálculo que subes para importar contactos, mientras corre la importación. Se borra cuando la importación termina. |
Son carpetas normales. Puedes abrirlas, ver un archivo y descargarlo como en cualquier otra parte de Medios.
Borrar un archivo de ellas libera su espacio, pero la conversación, la llamada o la plantilla que lo usaba ya no puede mostrarlo. Borra de estas carpetas solo lo que estés seguro de que nadie necesita volver a ver.
Cuando el equipo se queda sin espacio
El espacio del equipo lo fija su plan. Es lo máximo que puede guardar el equipo, y no se restablece cada mes. Cuando se llena, no se puede agregar nada nuevo hasta que liberes espacio o consigas más — salvo los archivos que te mandan tus contactos —, y cada tipo de archivo lo avisa a su manera:
| Qué | Qué pasa |
|---|---|
| Una subida en Medios | Se rechaza, y el aviso te dice que el equipo se quedó sin espacio. |
| Un archivo que te manda un contacto | Se guarda de todos modos, porque WhatsApp borra su propia copia después de un tiempo. Cuenta contra el espacio del equipo aunque pase del límite, y en la conversación se ve como siempre, con la nota Guardado sin espacio disponible: libera espacio en Media. Los archivos que llegaron antes de esta regla y no se guardaron siguen mostrando No se guardó: tu equipo se quedó sin espacio. |
| Una foto, documento o audio que envías desde Chats | Se rechaza con el mismo aviso, y nada le llega al contacto. |
| Una foto, documento o audio programado | Se rechaza al programarlo, con el mismo aviso, y no se programa nada. Una vez programado ya cuenta, así que sale en su fecha. |
| Un archivo en el encabezado de una plantilla | Se rechaza con el mismo aviso, y la plantilla no se guarda: un encabezado de Imagen, Video o Documento necesita su archivo. Libera espacio, o elige un encabezado sin archivo. |
| La grabación de una llamada | Sync Pro no guarda copia. La llamada se registra igual y se transcribe igual, y su grabación se reproduce desde Callpicker mientras Callpicker la conserve. |
Renombrar, mover y borrar nunca se bloquean, porque son el camino de regreso.
Liberar espacio
- Abre Espacio para ver qué tan lleno está el equipo.
- Abre Medios y revisa primero las carpetas más grandes — casi siempre Prospectos y Llamadas.
- Borra lo que ya nadie necesita. El espacio regresa en ese momento.
Si el equipo simplemente necesita más lugar, a partir del plan Profesional puedes sumarle almacenamiento al plan. Ve Más usuarios, contactos o espacio sin cambiar de plan.
Antes de cancelar el plan, pasarte a uno más pequeño o quitar un extra de almacenamiento, exporta lo que quieras conservar, como explica la siguiente sección. Lo que pasa con la información que excede los límites cuando termina un plan de pago está en los términos.
Cuando mueves los datos del equipo
Cuando exportas los datos del equipo desde Importar y exportar datos en la configuración del equipo, los archivos que acompañan lo que exportas viajan en el mismo .zip: las imágenes de tus categorías, las grabaciones de tus llamadas, los archivos de tus conversaciones y los archivos de tus plantillas. Se exporta e importa desde Configuración → Importar y exportar datos; los pasos están en Mueve los datos de tu equipo a otro equipo.
- Importar el archivo regresa los archivos a Medios. Cada uno llega como un archivo nuevo del equipo al que importas, en una carpeta con el nombre del tipo de registro y, dentro de ella, una con el número nuevo del registro — una grabación va a Llamadas, en la carpeta de su llamada — y la categoría, la llamada o la conversación que lo usaba vuelve a mostrarlo.
- Usan el espacio de ese equipo, y tienen que caber. Antes de crear nada, Sync Pro suma los archivos de los datos que elegiste. Si no caben en el espacio que le queda al equipo, toda la importación se rechaza con El equipo no tiene espacio suficiente y no entra nada. Libera espacio o consigue más, y vuelve a importar.
- Un archivo que ya no existía se queda fuera. Si un archivo se había borrado antes de exportar, el registro llega sin él, y el resto de la exportación no se ve afectado.
- Importar el mismo archivo dos veces trae cada archivo dos veces, igual que trae cada registro dos veces.
- Los contactos y mensajes que llegan así no se anuncian. Quien queda como responsable no recibe el aviso "Se te asignó un nuevo prospecto" por cada uno, y sus mensajes no mandan aviso de mensaje nuevo. Los contactos y mensajes creados de cualquier otra forma lo siguen enviando.
Los archivos que tu equipo ya tenía
Los archivos que ya existían — adjuntos de chats anteriores, grabaciones y encabezados de plantillas — se copiaron a estas carpetas, así que ahora también cuentan como espacio usado. Un equipo puede quedar por encima de su límite por eso. No se borró nada: conserva todos sus archivos y solo deja de agregar nuevos hasta que libere espacio o consiga más.
Los enlaces a archivos de Medios que se compartieron fuera de Sync Pro antes de que los archivos se volvieran privados ya no abren. Vuelve a enviar esos archivos si alguien todavía los necesita.